La destrucción de documentos es un proceso que hoy día está regulado, por ello cada vez las empresas empiezan a asumir la conciencia de la importancia de cumplir este procedimiento. Sin embargo, se deben aclarar ciertos conceptos para actuar apropiadamente, por ejemplo, no toda información antigua y obsoleta significa que no es privada, es posible que olvidar este detalle genere inconvenientes más adelante.
Todos los empleados y funcionarios tienen la obligación de salvaguardar la documentación confidencial que es propiedad de la compañía donde labora, así como la de proveedores y clientes que pudieran haber confiado sus datos. Mantenerla segura otorga a todo negocio o institución una muy buena reputación en el mercado.
Lamentablemente, no es raro encontrar en la basura hojas clínicas, bancarias o currículos personales entre otros, la ley exige destruirlos con especial rigor, no obstante, aún existen quienes hacen caso omiso a esto, lo que conlleva a que puedan presentarse dificultades a los dueños de los mismos.
Por lo antes dicho, es primordial tener presente que la gestión de documentos incluye la tarea de exterminio, acorde con la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Aunque falta camino por andar, actualmente existe quienes exigen este servicio, debido al compromiso que se ha asumido, al darse cuenta que el daño puede causar graves dificultades.
Los datos en las transacciones comerciales
Al realizar una transacción comercial, surgen los comprobantes por escrito, en los cuales se deja constancia de la acción realizada. Permiten controlar las operaciones practicadas y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Sería peligroso dejar sin resguardo toda esa documentación, por otro lado, si esta finaliza el ciclo de vida, es imperioso localizar alguna empresa que garantice eliminar completamente algún vestigio de lo escrito, con esto se evita el riesgo de robo que pueda causar, a corto o medio plazo, una dificultad.
Con el auge de la era digital, es probable dejar información personal en tiendas virtuales para realizar alguna transacción, por tal motivo, es vital estar atento a las normas de protección de datos que publican. Es responsabilidad del negocio no exponer la seguridad de los clientes, pero el interesado también debe velar por su resguardo.
